申請書のExcel回収とGoogleフォームの違い

宝の持ち腐れになっていませんか？

Google Workspaceを導入したのに…「申請はこのExcelに書いて…上長印をもらって、このアドレスにメールで送ってください」といった…宝の持ち腐れな光景をよく見かけます。「Googleフォームを活用したら？」と話すと「あれはアンケート用では？」「上長印が必要なので…」との回答…。

Googleフォームは…確かにアンケートツールとしてとても便利ですし、第三者の承認機能もありません。承認機能をどう考えるか？については別の記事で任せます。単純な「本人による申請」で良いものに限って…Googleフォームの活用について紹介します。

業務に紐づく申請は、専用システムから考える

まず最初に…「有給休暇の申請」「経費申請」「PC手配の申請」などは…そもそも人事労務や経費管理、ITMSシステムなどに任せるべきです。これらを無理やりExcelやGoogleフォームや…汎用ワークフローツールで解決しようとすること自体がナンセンスです。

しっかりしたエビデンスを残したい（決裁書など）場合は、むしろ電子署名システム（Google Workspaceとの親和性で言うと、Docusignがオススメです）を使うべきです。

しっかり必要なSaaSを選定して導入すると…残るのは雑多な「その他申請」が多くなります。この「その他申請」を効率的にこなすのにGoogleフォームは向いています。

弊社のホームページのお問合わせも、Googleフォームで作りましたが…とても簡単でした。是非ご活用ください。