Embedded Files
2025/2/10
昨年GWSに電子署名機能がつきました。弊社ではDocuSignを採用していましたが、無料に越したことはないので試してみることにしました。
１：署名が必要なドキュメントを用意する
捺印が必要なドキュメント（契約書など）を用意してPDFに変換します。
２：PDFをドライブにアップロードして開き、電子署名を選択します。
ダウンロードしたPDFをGoogleドライブにアップロードし、右クリックしてアプリから別ウィンドウで開き、右上の三点メニューから電子署名を選択します。
従来からあった承認機能は、PDFでも使えますが…ドキュメントやスライドなど修正可能データを一時ロックした上で上長の承認を得たり、差し戻しなどワークフローを意識した機能になります。
一方、この電子署名は確定した文書に、署名を埋め込む機能となります。社外との公式な契約書などでも使用できます。くわしくはGoogleの案内をご確認ください。
３：署名をしてもらう欄を作成します。
右側にサイドパネルが表示されます。
署名者（最大10名）に対して署名欄を作成できます。
入力欄をドラッグ＆ドロップで設置します。
署名欄にするとアルファベットにすると手書き風フォントが使われますが、日本語では普通のゴシック体になるので「名前」を選んでも同じなのでどちらか一つで良いと思います。日本ならではの印影は設定できません。
もっと便利な使い方については…そのうち記事にしようかと思います。
署名日を自動入力できますが、署名後に詳細な記録が別途残るので…必要ないかもしれません。
ここまでは合意手続きを考慮して「確定版のPDFに対して電子署名を設定する方法を紹介しましたが、Googleドキュメントから直接電子署名を設定することもできます。
署名をリクエストする際に、自動でPDFを作成してくれます。
４：署名リクエストを送信します。
署名欄の設定が終わったら、電子署名をリクエストするボタンをクリックします。
署名者のメールアドレスを登録し、必要に応じてタイトルやメッセージを追記しリクエストを送信します。
5：メールが届くので署名します。
こんな感じのメールがきます。シンプルですが他者の署名状況が一目でわかります。
このような署名画面が表示されます。自分が署名するべき箇所に色が付いていますので、クリックします。
氏名をクリックします。イニシャルを使っていない場合も入力が必要です。
署名すると書類に表示されます。右上の「完了としてマーク」をクリックすると署名完了です。
署名者がGoogleアカウントを持っていない場合
相手がGoogleアカウントでない場合、英語のHTMLメールが届くようなので（近いうちに日本語対応される気はします…）依頼時のメッセージを日本語で書いておく方が親切かもしれません。
ビジター共有と同じメール確認（6桁の数字がメールで届いて入力する…というやつです）が入りますが、署名手続きは同じです。
このメール確認は、1週間以上経過すると再度要求されます。
署名者にGWS Essentials Starterを持ってもらえるとこの手続きは不要になります。
6：署名完了
署名が終わるとこのようなメールが届きます。
署名済みのPDFがマイドライブに保存されます。
署名者にもメール添付で送付されます。
開くと署名完了した文書を確認できます。
ここまでできたら、フォームを送信してみてください。チャットに通知が入ると思います。
最後のページには細かいアクティビティの記録がわかりやすく残っています。誰がいつ署名したのか明確になっています。
GWSがあれば、電子署名ソフトを追加契約する必要はないかもしれませんね。
すくなくとも弊社はDocuSignは解約しようかと思います。
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