DXにおけるペーパレスの話

2021/5/26

その他…仕事をしていて思うことを、徒然なるままに残します。

DXにおいて「まずペーパレスに…」なんて話が出ると、「それはデジタゼーション。デジタライゼーションが必要」なんて話によくなります。そういう概念論にまったく異論はないのですが…「ペーパレスってなんなの?」という基本的な理解不足が問題と感じることがあります。

ペーパレスの効能は?ペーパレスの目的は?という話になると…「エコ(エコロジー&エコノミー)」…つまり、コストが下がる…環境にやさしい…サスティナブルだ…なんて話を聞きます。

でも、紙をPCに置き換えても、コストは下がらないことが多いです。間伐材で作ったリサイクル率の高い紙と…PCの製造工程全体を見ると…環境に優しいと言い切れない側面もあります。

ではDX文脈で言う「ペーパレス」で何なのか?

それは、情報伝達&更新速度を高めることです。

例えば経営方針を印刷して配布したとします。組織が大きいと配布も大変ですが…添付ファイルにしてメールで送れば…一瞬です。

しかし添付ファイルの同報は、会社のストレージを大量浪費しますし得策ではありません。それ以上によろしくないのは…ファイルが独り歩きします。ビジネスの状況が変化して経営方針を修正する際は、また添付ファイルをばらまくことになります。社員が経営方針を確認する際に、古いメールを見てしまうかもしれません。

そうなると、ポータルサイトなどの存在が重要になります。更新はメールなりチャットなり社内SNSのタイムラインなどで通知すとして…常に最新の経営方針が書かれており、全員が最新の方針を見て行動できようになります。

情報は紙にしてしまうと…配布した瞬間に陳腐化が開始します。

いつでも簡単に更新できるのであれば、事前校正に時間をかけすぎず…積極的に発信していくこともできます。

「ペーパレス」は紙を減らすことが目的ではなく、情報の伝達と更新の速度を上げて…企業文化をダイナミックなものに変え、働き方を見直す一つの方法なのです。

手段と目的が入れ替わってしまわぬよう…気をつけたいものですね。